Perguruan tinggi dan universitas biasanya dikenal karena fokusnya yang berpikiran maju dan kemajuan dalam bidang akademik. Namun, beberapa institusi tidak menerapkan ciri-ciri penting ini ketika mengelola dan menjadwalkan kegiatan seperti bimbingan akademik dan ujian siswa, serta pemesanan ruang. Faktanya, beberapa orang mungkin masih mengandalkan alat yang lebih tradisional untuk membantu menjadwalkan janji temu mereka: Buku janji temu dalam bentuk kertas dan pena. Orang lain mungkin menggunakan kalender elektronik atau perangkat lunak serupa, yang, pada pandangan pertama, tampaknya memberikan solusi efisien untuk kebutuhan penjadwalan mereka, namun, pada kenyataannya, tidak menawarkan fungsi untuk benar-benar mengotomatisasi dan meningkatkan prosedur penjadwalan janji temu.
Institusi pendidikan tinggi yang mengandalkan sarana penjadwalan dan pengelolaan janji temu yang tidak memadai ini tidak sendirian, karena banyak perusahaan dan organisasi, baik besar maupun kecil, juga memanfaatkannya. Namun, semakin banyak orang yang membuang buku janji temu dan kalender elektronik demi metode yang lebih efisien dan efektif: perangkat lunak penjadwalan janji temu online.
PERANGKAT LUNAK PENJADWALAN JANJI JANJI ONLINE: DASAR-DASAR
Desain dari banyak sistem penjadwalan janji temu online inilah yang membuatnya begitu menarik bagi pengguna dan siswa. Umumnya dikenal sebagai Perangkat Lunak sebagai Layanan (SaaS), program-program ini memiliki banyak karakteristik yang sama dengan program Web lain yang sebagian besar dari kita kenal dan gunakan sehari-hari, seperti email, perbankan online, dan situs media sosial. Mereka dapat diakses dengan cara yang sama, biasanya melalui situs Web atau portal yang aman. Dan seperti situs-situs tersebut, sebagian besar memerlukan nama pengguna dan kata sandi untuk mengakses penjadwal dan akun dengan aman.
Kalender ini juga berbeda dengan kalender elektronik seperti Google Kalender dan yang disertakan dengan Microsoft Outlook. Meskipun tampaknya memiliki banyak fitur yang sama, mereka tidak memiliki fungsionalitas yang dibutuhkan banyak administrator untuk kebutuhan penjadwalan mereka. Singkatnya, ini adalah kalender pribadi, bukan penjadwal online. Karena berbasis web, penjadwal janji temu online dapat diakses dari koneksi Internet apa pun. Hal ini dapat memberikan manfaat yang luar biasa bagi administrator yang bekerja di luar kantor atau bagi staf yang bekerja di kantor atau lokasi berbeda.
UNTUK KULIAH APA, UNIVERSITAS MENGGUNAKANNYA
Karena keserbagunaannya, perangkat lunak janji temu online dapat diterapkan untuk berbagai kebutuhan penjadwalan. Beberapa lembaga tugas yang lebih populer menggunakan aplikasi ini meliputi:
• Penjadwalan ruangan. Perangkat lunak penjadwalan membantu pengajar dan staf menguasai prosedur yang terkadang sulit ini. Penjadwal yang terbukti akan secara otomatis mengelola dan melacak ruang ruangan, waktu, siswa, dan informasi lainnya.
• Penasihat akademis. Banyak institusi mengandalkan perangkat lunak janji temu untuk menjadwalkan dan mengatur waktu dan informasi siswa. Jika kantor penasihat mengizinkan penjadwalan mandiri secara online, siswa dapat mengakses penjadwal dan memesan sesi mereka secara online sesuai keinginan mereka.
• Ujian siswa. Sistem pemesanan online memudahkan pengaturan dan pengelolaan fasilitas dan waktu ujian siswa secara efisien. Seperti disebutkan di atas, penjadwalan mandiri online memudahkan penjadwalan waktu pengujian 24 jam sehari.
PERANGKAT LUNAK PENGANGKATAN APA YANG DITAWARKAN
Fitur bervariasi antar penyedia, tetapi sebagian besar menawarkan fungsionalitas standar seperti:
• Teknologi “arahkan dan klik”. Banyak sistem penjadwalan menawarkan kemudahan bagi dosen dan mahasiswa untuk melihat kalender online dan mengklik hari dan waktu yang tersedia yang ingin mereka jadwalkan atau kelola.
• Penjadwalan mandiri siswa secara online. Jika dipilih, institusi dan departemen dapat mengizinkan mahasiswa untuk melihat penjadwal online dan menjadwalkan janji temu, sesi, atau ruang ruangan mereka dengan aman. Yang diperlukan hanyalah koneksi Internet.
• Pengingat email dan pesan teks otomatis. Semua orang menghargai pengingat. Dan mereka dapat mengurangi jumlah “ketidakhadiran” hingga lebih dari 50 persen. Namun, pengingat panggilan telepon dan pesan email dapat mengurangi waktu staf. Beberapa sistem akan secara otomatis mengirimkan email dan pesan teks pengingat sebelum janji temu dijadwalkan. Fakultas dan administrator juga dapat menerima pengingat tentang jadwal janji temu, pembatalan dan perubahan.
• Pencatatan dan pelaporan yang akurat. Karena penjadwal bertindak sebagai lokasi terpusat untuk rincian penjadwalan dan informasi siswa, hal ini memungkinkan pencatatan dan penyusunan laporan secara efisien. Sistem ini bahkan dapat memberikan laporan yang telah ditentukan sebelumnya untuk membantu fakultas mendapatkan informasi yang diinginkan dengan lebih mudah dan cepat.
• Kemampuan pemasaran elektronik. Memiliki informasi kontak mahasiswa dan dosen Anda di satu lokasi yang mudah diakses membuatnya mudah untuk menarik daftar email untuk mengirimkan informasi tentang program mendatang, kelas, acara, pengingat dan berita lainnya. Ini cara yang bagus untuk tetap berhubungan dengan mereka yang menggunakan sistem penjadwalan.
PERTIMBANGAN
Meskipun semua sistem reservasi dan pemesanan online mungkin terlihat sama, fungsi, kemampuan, dan layanannya mungkin berbeda-beda. Di antara pertimbangan yang harus diperhatikan administrator ketika memilih penjadwal online adalah:
• Keamanan. Karena perangkat lunak janji temu Anda akan menampung informasi kontak siswa dan fakultas Anda, keamanan adalah yang paling penting. Banyak penyedia perangkat lunak menerapkan teknologi terbaru untuk memastikan informasi klien mereka tetap aman. Namun, ada baiknya untuk meneliti jenis tindakan keamanan tertentu yang diterapkan sebelum menerapkan perangkat lunak di institusi atau departemen Anda.
• Dukungan pelanggan. Pernahkah Anda membeli suatu produk, kemudian mengetahui bahwa perusahaan tersebut menawarkan sedikit atau tidak sama sekali layanan pelanggan? Hal ini merupakan pertimbangan penting, terutama jika sistem penjadwalan yang dipilih akan menjadi sarana utama penjadwalan dan pengelolaan mahasiswa dan dosen. Periksa untuk melihat apakah penyedia menawarkan dukungan email dan/atau telepon.
• Ketergantungan. Perangkat lunak penjadwalan janji temu online yang telah terbukti dapat memberikan ketenangan pikiran kepada administrator karena sistem mereka secara akurat dan efektif memesan dan mengelola ruangan, mahasiswa, dan anggota fakultas. Periksa apakah perguruan tinggi, universitas, sekolah teknik, dan lembaga pendidikan lain menggunakan perangkat lunak ini dan bagaimana mereka melihatnya. Selain itu, jika ditawarkan, daftarlah untuk uji coba gratis produk tersebut, yang akan memberi Anda gambaran tentang cara kerjanya dan fungsi spesifiknya.
• Rencana biaya dan layanan. Sama seperti sistemnya sendiri, harga dan paket layanan dapat bervariasi. Banyak sistem penjadwalan yang hemat biaya dan terjangkau. Selain itu, beberapa menawarkan opsi pembayaran bulanan, bukan kontrak jangka panjang.
Organisasi besar dan kecil menyadari dampak positif perangkat lunak janji temu online terhadap operasi mereka. Tidak terkecuali perguruan tinggi dan universitas, dan mereka memanfaatkan teknologi yang memungkinkan mereka menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengelola janji temu secara manual dan lebih banyak waktu untuk siswa dan programnya.