Perangkat lunak ini membantu pengelolaan semua pengeluaran karyawan, seperti menyiapkan jamuan makan perusahaan untuk mengajak klien makan malam, atau mengambil penerbangan pagi hari untuk berangkat kerja. Dengan banyaknya perusahaan yang memiliki karyawan yang bepergian setiap hari, terdapat cukup banyak pemborosan dalam perjalanan tanpa menambah keuntungan karena pengelolaan biaya yang tidak efisien. Jika Anda mengeluarkan uang untuk perangkat lunak manajemen biaya perjalanan, ini akan membantu Anda mengelola perjalanan perusahaan dan mengurangi biaya. Akun perjalanan bisnis memiliki begitu banyak kategori untuk dipilih, seperti laporan pengeluaran untuk masing-masing pekerja, laporan pengeluaran untuk seluruh perusahaan, atau jika Anda perlu melacak biaya perjalanan masing-masing perusahaan untuk tujuan penagihan. Laporan pengeluaran membantu Anda mengelola dan memantau pengeluaran perjalanan dan jarak tempuh karyawan.
Saat menggunakan perangkat lunak manajemen pengeluaran untuk usaha kecil, Anda ingin memastikan bahwa Anda mendapatkan semua informasi dalam kendali Anda. Laporan pengeluaran harus mencakup semuanya mulai dari tanggal barang dibeli, siapa yang memesannya, apa barangnya, nilai dolar pastinya, dan tanggal pengirimannya. Hal ini memudahkan Anda menentukan dari mana asal biaya kelebihan penggunaan. Melacak item-item ini akan memungkinkan Anda dengan cepat menghilangkan atau mengurangi pengeluaran yang sia-sia untuk memastikan Anda hanya menggunakan modal perusahaan Anda untuk hal-hal yang diperlukan.
Toko E-Commerce sering kali menggunakan perangkat lunak manajemen pengeluaran berbasis cloud untuk organisasi yang lebih baik. Manajemen berbasis cloud menghilangkan banyak kerumitan yang timbul saat menggunakan cek kertas. Dengan e-commerce, suatu bisnis memiliki kemampuan untuk mencetak kwitansinya sendiri setelah mendapat izin dari pelanggan. Daripada pergi ke kasir setempat untuk mendapatkan cek, pelanggan mengisi pesanan elektronik di situs web Anda dan mengirimkannya melalui gateway pembayaran kepada Anda. Saat pesanan diproses, Anda mencetak tanda terima, melampirkannya ke faktur dan mengirimkannya ke pelanggan Anda. Anda tidak perlu mencetak cek lagi.
Usaha kecil juga bisa mendapatkan keuntungan besar dari perangkat lunak manajemen pengeluaran. Kebijakan perusahaan Anda dapat diakses melalui koneksi jarak jauh yang aman, memungkinkan Anda dengan cepat mengidentifikasi data yang salah, tidak lengkap, atau lama. Anda kemudian dapat mengambil tindakan untuk memperbaikinya, yang akan mengurangi waktu karyawan yang tidak diperlukan yang seharusnya dihabiskan untuk mencari data yang hilang. Kebijakan pengeluaran juga dapat dipantau dari jarak jauh dari kantor atau rumah Anda, jika Anda memilih menggunakan layanan berbasis internet.
Jenis perangkat lunak manajemen pengeluaran lainnya disebut manajemen penggantian biaya. Dengan manajemen penggantian biaya, Anda dapat menentukan dengan tepat berapa banyak karyawan Anda berhak untuk mengklaim berdasarkan kebijakan perusahaan Anda dan kemudian menentukan berapa banyak Anda perlu mengganti biaya karyawan Anda untuk setiap klaim yang mereka buat. Ini adalah cara yang bagus untuk memastikan Anda tidak membuang-buang uang untuk jumlah klaim yang berlebihan atau klaim berlebihan yang dibuat oleh karyawan. Karyawan yang mendapatkan informasi penggantian biaya secara rinci dari kebijakan penggantian biaya Anda sering kali mengklaim lebih sedikit daripada yang seharusnya mereka dapatkan. Jika Anda memiliki kebijakan yang akurat, Anda juga akan menemukan bahwa lebih sedikit karyawan yang akan menerima cuti tanpa terlebih dahulu mengetahui berapa banyak yang akan mereka terima berdasarkan kebijakan Anda.
Terkadang, perusahaan mungkin memerlukan solusi perangkat lunak manajemen pengeluaran untuk membantu mereka mengelola biaya perjalanan. Ketika seorang karyawan bepergian ke luar perusahaan untuk tujuan bisnis, mungkin terdapat laporan pengeluaran terpisah untuk perjalanan pribadi dan perjalanan bisnis karyawan tersebut. Misalnya, jika seorang karyawan menggunakan kendaraannya sendiri untuk perjalanan bisnis, namun mengganti biaya tersebut di tempat kerja, hal ini mungkin tampak seolah-olah karyawan tersebut secara pribadi mengganti biaya perjalanan tersebut, padahal kenyataannya, perusahaannya yang membayar biaya perjalanan tersebut. Solusi manajemen pengeluaran dapat membantu Anda mengelola jenis biaya perjalanan ini sedemikian rupa sehingga memastikan perusahaan Anda hanya membayar sesuai manfaatnya. Anda dapat menyesuaikan polis Anda sehingga hanya membayar biaya sebenarnya, menghilangkan biaya 'keausan' dan memberikan perincian baris demi baris sehingga Anda dapat menentukan klaim karyawan mana yang memenuhi syarat dan mana yang tidak. Hal ini dapat membantu memastikan Anda membelanjakan uang perusahaan Anda dengan bijak saat melibatkan perjalanan.
Ada banyak aspek berbeda dalam pengelolaan data pengeluaran secara umum. Usaha kecil perlu mencatat lebih banyak pengeluaran dibandingkan usaha besar, dan karena sebagian besar usaha kecil biasanya merupakan operasi milik keluarga, mungkin sulit untuk menghabiskan waktu yang diperlukan untuk mengelola catatan karyawan secara efektif. Saat Anda menggunakan solusi perangkat lunak manajemen pengeluaran, Anda dapat menyederhanakan proses pencatatan dan menghilangkan kesalahan yang timbul akibat pencatatan manual. Anda juga dapat memanfaatkan perangkat lunak ini untuk menghasilkan laporan yang memungkinkan Anda melacak pengeluaran setiap karyawan dan mengatur semua catatan Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang bagaimana bisnis kecil Anda dapat memperoleh manfaat dari penggunaan perangkat lunak manajemen pengeluaran, hubungi penyedia solusi sekarang.